پیام‌رسان سازمانی چیست و چه کمکی به سازمان می‌کند؟
راهنمایی کوتاه برای مدیران و کارشناسان فناوری اطلاعات: تعریف پیام‌رسان سازمانی، تفاوت آن با پیام‌رسان‌های عمومی، کاربردهای رایج و معیارهایی که پیش از انتخاب باید بررسی کرد.
تعریف پیام‌رسان سازمانی
پیام‌رسان سازمانی نرم‌افزاری برای ارتباطات درون‌سازمانی است که گفت‌وگوی کارکنان، اطلاع‌رسانی، اشتراک فایل و تماس صوتی و تصویری را در بستری متعلق به سازمان فراهم می‌کند. این نرم‌افزار گاهی با نام‌هایی مانند «چت سازمانی»، «پیام‌رسان شرکتی» یا «نرم‌افزار ارتباطات درون‌سازمانی» نیز شناخته می‌شود.
هدف پیام‌رسان سازمانی جایگزین کردن پیام‌رسان‌های عمومی در ارتباطات کاری است؛ به‌گونه‌ای که گفت‌وگوها بر پایهٔ ساختار سازمان سازمان‌دهی شوند، دسترسی کاربران قابل مدیریت باشد و سازمان دربارهٔ محل نگهداری داده‌ها تصمیم بگیرد.
تفاوت پیام‌رسان سازمانی با پیام‌رسان عمومی
پیام‌رسان‌های عمومی برای ارتباطات شخصی طراحی شده‌اند. استفاده از آن‌ها برای کار ساده است، اما در چند جنبهٔ مهم با نیاز سازمان‌ها هم‌خوانی ندارد.
برای دیدن همهٔ ستون‌ها، جدول را به‌صورت افقی بکشید.
| جنبه | پیام‌رسان عمومی | پیام‌رسان سازمانی |
|---|---|---|
| محل نگهداری داده‌ها | روی سرورهای سرویس‌دهنده و تابع سیاست‌های آن | بسته به روش استقرار؛ در استقرار داخلی، روی سرورهای خود سازمان |
| حساب کاربری | متعلق به فرد؛ معمولاً با شمارهٔ تلفن شخصی | تعریف‌شده و قابل مدیریت از سوی سازمان |
| ساختار گفت‌وگوها | گروه‌ها و کانال‌های مستقل و پراکنده | سازمان‌دهی‌شده بر پایهٔ تیم‌ها، واحدها و موضوعات |
| جدایی کار و زندگی شخصی | پیام‌های کاری و شخصی در یک برنامه | محیط مستقل برای ارتباطات کاری |
| اتصال به نرم‌افزارهای سازمان | محدود یا ناممکن | از طریق ربات‌ها و یکپارچه‌سازی |
| امکان سفارشی‌سازی | ندارد | بسته به محصول؛ در پارمِس از طریق توسعهٔ اختصاصی |
کاربردهای رایج پیام‌رسان سازمانی
اطلاع‌رسانی رسمی
انتشار اطلاعیه‌ها و بخشنامه‌ها در کانال‌های مشخص، جدا از گفت‌وگوهای روزمره.
هماهنگی درون تیم‌ها
پیگیری کارهای روزانه، پرسش و پاسخ سریع و اشتراک فایل میان اعضای یک واحد.
ارتباط میان واحدها
گفت‌وگوی ساختاریافته میان واحدهای مختلف و هماهنگی کارهای مشترک.
پروژه‌ها و کارگروه‌ها
ایجاد فضای مستقل برای هر پروژه یا کارگروه، با اعضا و موضوعات مشخص.
جلسه‌های آنلاین
برگزاری تماس گروهی و ویدئوکنفرانس برای جلسه‌های کوتاه و هماهنگی از راه دور.
اعلان‌های خودکار
دریافت پیام از سامانه‌های دیگر سازمان از طریق ربات، برای نمونه هشدارهای فنی.
معیارهای انتخاب نرم‌افزار پیام‌رسان سازمانی
پیش از انتخاب، این پرسش‌ها را با تیم فناوری اطلاعات و مدیران واحدها بررسی کنید. پاسخ پارمِس به هر معیار در ستون کناری آمده است.
-
روش استقرار
آیا نرم‌افزار را می‌توان روی سرورهای خود سازمان نصب کرد، یا فقط به‌صورت سرویس ابری ارائه می‌شود؟
در پارمِس: هر دو روش ارائه می‌شود: روی سرور داخلی و ابری.
-
کار در شبکهٔ داخلی
اگر سازمان شبکهٔ جداگانه یا دسترسی محدود به اینترنت دارد، پیام‌رسان باید در همان شرایط قابل استفاده باشد.
در پارمِس: در استقرار داخلی، پارمِس می‌تواند بدون اینترنت در شبکهٔ سازمان کار کند، اگر معماری استقرار آن را پشتیبانی کند.
-
ساختار سازمانی
ارتباطات باید بر اساس واحدها، تیم‌ها و موضوعات سازمان‌دهی شوند، نه در فهرستی بلند از گروه‌های پراکنده.
در پارمِس: تیم، کانال، گروه خصوصی و عمومی و بحث‌های موضوعی.
-
تماس و جلسه
آیا برای تماس و جلسهٔ آنلاین به ابزار دیگری نیاز است؟
در پارمِس: تماس صوتی و تصویری یک‌به‌یک، تماس گروهی و ویدئوکنفرانس.
-
دسترسی روی دستگاه‌های مختلف
کارکنان باید از رایانهٔ محل کار و تلفن همراه به گفت‌وگوها دسترسی داشته باشند.
در پارمِس: نسخه‌های موبایل، دسکتاپ و وب‌اپلیکیشن (PWA).
-
یکپارچه‌سازی
امکان اتصال پیام‌رسان به نرم‌افزارهای دیگر سازمان و ساخت ربات.
در پارمِس: ساخت و اتصال ربات و یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای سازمان.
-
امکان سفارشی‌سازی
نیازهای خاص سازمان را می‌توان در محصول پیاده کرد یا باید با امکانات ثابت کنار آمد؟
در پارمِس: توسعهٔ امکانات اختصاصی متناسب با نیاز هر سازمان.
-
مدیریت دسترسی و نشست‌ها
تعریف سطوح دسترسی و کنترل نشست‌های فعال کاربران.
در پارمِس: سطوح دسترسی متفاوت و مدیریت نشست‌ها.
پرسش‌های رایج دربارهٔ پیام‌رسان سازمانی
پاسخ پرسش خود را پیدا نکردید؟ با ما تماس بگیرید
چت سازمانی با پیام‌رسان سازمانی چه تفاوتی دارد؟
آیا پیام‌رسان سازمانی جایگزین اتوماسیون اداری است؟
پیام‌رسان سازمانی تحت شبکهٔ داخلی یعنی چه؟
در انتخاب پیام‌رسان سازمانی به مشاوره نیاز دارید؟
شرایط سازمان خود را با کارشناسان پارمِس در میان بگذارید تا روش استقرار و امکانات متناسب با آن را بررسی کنیم.